Pengertian reservasi Melipuuti Dasar-dasar reservasi, Media pemesanan kamar, Sumber - sumber Reservasi dan Sistem reservasi

Tugas & tanggung jawabnya Tugas Reservasi

Pengertian reservasi 

Bagian  pemesanan  kamar  merupakan  bagian  yang  memiliki  fungsi  yang sangat vital, ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan  kamar  di  hotel.  Seorang  petugas  reservasi  harus  memiliki  kemampuan  tentang  dasar-dasar  reservasi,  produk  dan  jasa  yang  dijual,  bagaimana  menjualnya  atau  teknik  menjual,  serta  penggunaan  teknologi  komunikasi.
 
Reservasi  adalah  suatu  proses  permintaan  pemesanan  kamar  dan  fasilitas  lain  yang  diinginkan  oleh  calon  tamu  untuk  periode  tertentu.  Seluruh  permintaan  pemesanan  kamar  ini  akan  ditangani  oleh  petugas  reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

Tugas & tanggung jawabnya Tugas Reservasi

utama  reservation  staff  adalah  mencatat  dan  memproses  seluruh  pemesanan  kamar  secara  akurat  sekaligus  mempromosikan  produk  hotel  serta  menciptakan  &  menjaga  citra  hotel  yang  baik  melalui  pemberian  pelayanan  yang  maksimal.  Adapun  rincian  tugas  reservation staff yaitu: 
  1.  Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan 
  2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel 
  3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll 
  4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
  5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media 
  6.  Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list) 
  7. Memproses perubahan pemesanan kamar 
  8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi 
  9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
  10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit 
  11. Membuat laporan reservasi 
  12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat


Dasar-dasar reservasi. 

 1.Manfaat pemesanan kamar Ada  beberapa  manfaat  yang  diperoleh  hotel  dalam  proses  pemesanan  kamar, yaitu:  
  • Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba,  sehingga  hotel  menyiapkan  perlengkapan  yang  diperlukan  pada  saat check in.
  •  Hotel      dapat      memblocking  kamar,  sehingga  tingkat  hunian  kamar  dapat diketahui dalam jangka waktu tertentu.
  • Hotel  dapat  membuat  perkiraan,  sehingga  perkiraan  tingkat  hunian  kamar pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan kebutuhan dan pelayanan kepada pihak tamu. 
Sedangkan   manfaat   yang   dapat   diperoleh   jika   tamu   melakukan   pemesanan kamar yaitu:
  • Tamu  mendapatkan  kamar  yang  telah  dipesan  sudah  tersedia  pada  saat check in.       
  • Tamu  dapat  memperkirakan  berapa  biaya  yang  harus  dikeluarkan  selama menginap di hotel. 
2. Klasifikasi reservasi (classification of reservations) 
  • Individual reservation - Pemesanan  kamar  untuk  seorang  calon  tamu,  pasangan  atau  sebuah   keluarga.   Pemesanan   kamar   ini   biasanya   dilakukan   sendiri  oleh  calon  tamu  atau  oleh  agen.  Harga  yang  diberikan  adalah  harga  normal  atau  harga  paket  (normal  rates/package  rates/ family plan rates). 
  • Group reservation - Pemesanan   kamar   yang   dibuat   oleh   agen   perjalanan   atau   perusahaan   dan   biasanya   secara   spesifik   satu   jenis   kamar.   Seringkali  harga  yang  diberikan  adalah  harga  diskon  (discount rates/ group rates). 
  • Conference reservation - Pemesanan    kamar    untuk    sebuah    rombongan    yang    akan    melakukan  pertemuan  di  hotel.  Pemesanan  kamar  ini  biasanya  dibuat  oleh  sebuah  organisasi,  perusahaan  atau  suatu  asosiasi.  Harga kamar yang diberikan biasanya adalah harga komersial.
3.Tipe, media  &  sumber  pemesanan  kamar/means  and  sources  of  reservations
Tipe pemesanankamar/types of reservations:

a. Pemesanan kamar bergaransi/guaranteed reservationGuaranteed   reservation   adalah   suatu   pemesanan   kamar   yang   disertai   dengan   jaminan   pembayaran.   Tujuan   dari   jaminan   ini   adalah   untuk   mendapatkan   kepastian   dari   pihak   hotel   atas   pemesanan  kamar  yang  telah  dilakukan.  Kebijakan  ini  umumnya  dilakukan  pada  saat  musim  ramai  (peak  season/  high  season). Adapun jenis-jenis dari guaranteed reservation adalah: 
  • Pre-payment; pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk  sejumlah  harga  kamar  dan  fasilitas  yang  dipesan  selama  tinggal   sebelum   mereka   mempergunakan   fasilitas/menempati   kamar. 
  • Credit card adalah jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan kartu kredit. Jaminan ini yang paling umum digunakan untuk saat ini. 
  • Advance  deposit:  pembayaran  yang  dikirimkan/dibayarkan  oleh  calon  tamu  kepada  pihak  hotel  dalam  jumlah  tertentu,  paling  sedikit  pembayaran  harga  kamar  untuk  satu  malam  atau  lebih  dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.
  • Contractual  agreement  (corporate);  sebuah  bentuk  kerjasama  dimana   perusahaan   menyetujui   untuk   membayar   sejumlah   kamar  kepada  pihak  hotel.  Pembayaran  tersebut  dilakukan  bila kamar  digunakan  atau  tidak  digunakan  sesuai  dengan  yang  sudah tertera pada surat kesepakatan.
  • Travel   agent   voucher;   jaminan   pemesanan   kamar   yang   dilakukan  oleh  pihak  biro  perjalanan  yang  jaminannya  berupa  voucher

b.Pemesanan kamar tidak bergaransi/non-guaranteed reservationNon  guaranteed  reservation  adalah  suatu  pemesanan  kamar  yang  tidak disertai jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah  ditentukan  saat  tanggal  kedatangan.  Umumnya  batas  waktu  tersebut  adalah  pukul  18.00  waktu  setempat.  Hal  ini  sering  disebut  juga dengan istilah 6 pm release. 

c. Confirmed reservation. Pemesanan kamar yang telah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti surat  kepastian  tentang  pemesanan  kamar(confirmation  letter)  yang  dikirimkan  kepada  tamu  yang  bersangkutan.  Confirmation  letter  ini  harus  dibawa  oleh  tamu  pada  saat  check-in  sebagai  bukti  untuk  memperoleh kamar.


Media pemesanan kamar  

Media  pemesanan  kamar  adalah  alat  penghubung  yang  digunakan  oleh  pihak  pemesan  dengan  pihak  hotel.  Media  pemesanan  kamar  tersebut adalah: 
  • Telephone
Suatu  cara  yang  paling  banyak  dilakukan,  karena  mudah,  cepat  dan menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila ada  kekeliruan  pemesanan  dan  menimbulkan  keluhan  dari  tamu,  serta didapat bukti karena pembicaraan tidak direkam. Sedangkan kelemahan  lain  adalah  jika  ada  pemesanan  dari  luar  negeridan penerima  kurang  dapat  menangkap  dialek  bahasa  asal  penelpon  akan   mengalami   kesulitan   sehingga   terjadi   kesalahan   dalam   mengisi reservation form.
  • Letter (surat)
Pemesanan   melalui   surat   banyak   dilakukan   terutama   untuk   pemesanan  dalam  jumlah  besar  (group)  dengan  maksud  untuk  pertemuan,  istirahat,  tour,  penggunaan  surat  lebih  efisien  karena  informasi  yang  disampaikan  lebih  jelas  dan  mudah  dipahami,  serta  ada  bukti  yang  nyata  apabila  timbul  kesalahan  mengenai  pemesanan kamar. 
  • Telex.
Telex  adalah  alat  pemesanan  kamar  yang  cukup  modern  pada  waktu  itu,  yaitu  cepat  diterima  serta  ada  bukti,  cara  mengirimnya  dengan    menggunakan    kode-kode    tertentu,    namun    dengan    perkembangan  teknologi  computer  yang  semakin  canggih,  para  calon   tamu,   kebanyakan   lebih   suka   dengan   menggunakan   email/fax. 
  • Facsimile
Metodepemesanan  kamar  dengan  menggunakan  fotokopi  jarak  jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima,  ini  merupakan  alat  komunikasi  yang  sangat  baik,  sama  cepatnya  dengan  telepon,  disamping  memiliki  kecepatan  yang  sama  dengan  telepon  namun  facsimile  memiliki  kelebihan  dalam  penggunaannya  dimana  kedua  belah  pihak  mempunyai  tanda  bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat dikirim.
  • Computer  
Penggunaan   computer   biasanya   banyak   dipergunakan   pada   perusahaan   besar   maupun   pada   hotel-hotel   yang   bertaraf   internasional yang mempunyai hubungan kerjasama dengan hotel lain  (hotel  chain).  Melalui  computer  pemesan  dapat  mengetahui  apakah kamar masih tersedia atau penuh.
  • Personal (langsung).
 Reservasi  yang  dilakukan  oleh  orang  yang  bersangkutan  yang  secara langsung datang ke hotel.



Sumber - sumber Reservasi.

 Yang  dimaksud  dengan  sumber-sumber  pemesanan  kamar  adalah  asal  usul  datangnya  pemesanan  kamar  yang  dibuat  oleh  berbagai  pihak.  Adapun sumber-sumber pemesanan kamar tersebut adalah: 
  • Perusahaan:  perusahaan  yang  dapat  dijadikan  sebagai  sumber  pemesanan   kamar   adalah   perusahaan   swasta,   perusahaan   asing, perusahaan gabungan,  
  • Biro/agen  perjalanan:  agen  perjalanan  dapat  dijadikan  sebagai  sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa oleh travel  agent  tersebut  memerlukan  tempat  akomodasi.  Sumber  pemesanan  kamar  dari  travel  agent  dapat  digolongkan  menjadi  dua yaitu:   FIT      (Free Independent Traveler/ Free Individual Traveler). b.GI dan T    (Group    Inclusive    Tour)    atau    orang-orang    yang    mengadakan  perjalanan  dalam  suatu  kelompok,  biasanya  di  dalam  GIT  sudah  termasuk  paket  perjalanan,  minimal  jumlah  kamar dalam group sebanyak 8 kamar.
  •  Airlines  companies:  sumber  pemesanan  kamar  yang  diperoleh  dari  perusahaan  penerbangan,  antara  lain:awak  kabin,  kantor-kantor perwakilan yang tersebar di dalam maupun diluar negeri. 
  • Kantor  pemerintahan:  pejabat  pemerintahan  serta  tamu  yang  berasal dari perusahaan Negara/BUMN.   
  • Hotel  representative:  pemesanan  kamar  yang  berasal  dari  kantor   perwakilan   hotel   seperti   perwakilan   yang   berada   di   bandara udara.
  • Tamu  hotel:  tamu  hotel  dapat  disebut  juga  sumber  pemesanan  kamar,  karena  tamu  dapat  memesankan  kamar  bagi  orang  lain  atau untuk diri sendiri untuk rencana kunjungan yang berikutnya.
  • Car rental company: sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penyewaan mobil. 
  • Central  reservation  system:  sistem  pemesanan  kamar  melalui  jaringan  komputer,  yang  mana  jaringan  itu  sudah  diakses  ke  komputer    sehingga    dapat    melakukan    pemesanan    secara    langsung. Ada beberapa jenis central reservation system, yaitu : *  An  affiliate  reservation  yaitu  sebuah  jaringan  pemesanan  kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai bisnis. * A hotel chain’s reservation system, contoh; Holidex (Holiday Inn Group); Maxial (Hyatt Group). * Non-chain  properties  contoh;  LHW  (Leading  Hotel  of  the  World); SRS (Steigenberger Reservation Service). *  Non  affiliate  reservation  network  yaitu  jaringan  pemesanan  kamar yang tidak terikat mata rantai hotel.
  • Individual reservation: perorangan yang melakukan pemesanan kamar 
  • Inter    sells    agencies:    perusahaan    yang    memberikan    jasa    pelayanan   dalam   segala   sesuatu   yang   sifatnya   pemesanan   seperti tiket pesawat, sewa mobil dan lain sebagainya.

Sistem reservasi 

Berbeda hotel maka akan berbeda pula sistem yang digunakan dalam menerima pemesanan kamar, hanya disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan  masing-masing  hotel,  namun  umumnya  proses  penanganan  pemesanan  kamar  dapat  dilihat  gambaran  tentang  basic  reservation  activities.

Menerima permintaan pemesanan kamar adalah  suatu  kegiatan  atau  proses  mengumpulkan  informasi  atau  data  tentang  calon  tamu  dan  orang  yang  melakukan  pemesanan  kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:

Memeriksa ketersediaan kamar  

Sebelum menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang sangat penting  dilakukan  oleh  seorang  petugas  reservasi  adalah  memeriksa  keadaan  kamar  yang  tersedia  pada  tabel  kontrol  reservasi,  tabel  ini  ada beberapa macam yaitu: 
  • Forecast board. Forecast  board  atau  tabel  keadaan  kamar  untuk  masa  yang  akan  datang   bentuknya   menyerupai   sebuah   kalender.   Papan   data   keadaan  kamar  dimasa  mendatang  ini  biasanyaditampilkan  dalam  periode  untuk  4  bulan  ke  depan  dan  tanggal-tanggal  yang  tertera  adalah mewakili informasi tentang status kamar.

  • Tabel pemesanan kamar/reservation chart - Banyak    hotel    menggunakan    reservation    chart    atau    tabel    pemesanan kamar. Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan   mendata   kamar   yang   tersedia.   Reservation   chart   dapat   dibedakan  menjadi  dua  bentuk:  conventional  chart  dan  density chart.
Tabel kamar konvensional (conventional chart).
Conventional chart biasanya dipergunakan pada hotel kecil, dimana jumlah  kamarnya  tidak  terlalu  banyak  dan  dapat  diketahui  jumlah  kamar  yang  terisi  dan  kamar  yang  sudah  dipesan.  Sedangkan  menerima  pemesanan  kamar  lebih  banyak  dari  jumlah  kamar  yang  tersedia tidak memungkinkan. Prosedur  pengisian  conventional  chart  dapat  dilakukan  sebagai  berikut: 
  • Pengisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil.
  • Perhatikan   nomor   kamar   yang   akan   dialokasikan   sebelum   memberikan konfirmasi.
  •  Pemberian  tanda  alokasi  dengan  strip  anak  panah  mulai  dari  tanggal  tiba  sampai  tanggal  berangkat,  sedangkan  diatas  tanda  strip dituliskan nama tamu dengan pensil.
  • Didalam  penulisan  nama  tamu  tidak  perlu  ditulis  jabatan  atau  nama pemberian, cukup dengan nama panggilan (surname).
  • Bila   terdapat   pesanan   pendek   hanya   satu   atau   dua   hari   sehingga tidak mungkin menulis nama tamu secara lengkap maka cukup diisi NOMOR FOLIO pada buku harian (F2 , F3, dst.)
  • Diadakan  perbaikan  bila  terjadi  perubahan  dan  keluarkan  dari  tabel bila terjadi pembatalan. Keuntungan dari conventional chart, nomor kamar bisa ditentukan sebelum  tamu  tiba,  lebih  mudah  melihat  kamar  yang  masih  bisa  dijual, namun mempunyai kekurangan yaitu kelebihan pemesanan kamar  tidak  bisa  diperlihatkan,  memerlukan  waktu  lama  dalam  memasukkan atau merubah data, sulit menentukan kamar.
Tabel pemesanan kamar density (density chart).
Pada hotel menengah atau hotel besar yang masih menggunakan sistem manual  dan  semi  otomatis  awalnya  mempergunakan  tabel  pemesanan  kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet, namum sekarang ini sudah  sangat  jarang  digunakan  karena  sudah  digunakannya  sistem  komputer   perhotelan.   Untuk   mengisi   tabel   densiti   (density   chart) diperlukan cara-cara sebagai berikut: 
  • Pengisian dilakukan dengan mempergunakan pensil. 
  • Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah  ditentukan (/ ).
  • Pengisian  dimulai  dari  tanggal  tiba  sampai  satu  hari  sebelum  berangkat. 
  • Pengisian dimulai garis mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi.
  •  Pada  chart  tidak  perlu  diisi  tanda  panah  atau  penulis  nama  seperti halnya pada conventional chart
  • Bila  terjadi  pembatalan  dengan  cara  menghapus  tanda  garis  mulai tanda yang paling akhir.

Penanganan perubahan, pembatalan dan pemesanan kamar yang tidak datang tanpa pemberitahuan

1. Perubahan pemesanan kamar (amendment of reservation)    Adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar sebelum kedatangan  tamu  di  hotel,  perubahan  ini  dilakukan  dengan  alasan  tertentu, perubahan pemesanan ini dapat berupa: 
  •  Perubahan tanggal kedatangan & keberangkatan 
  • Perubahan jenis kamar 
  • Penambahan atau pengurangan jumlah tamu & jumlah kamar
  •  Perubahan    harga    
Jika  terjadi  perubahan  pemesanan  kamar,  maka  langkah-langkah  yang harus dilakukan oleh petugas reservasi adalah sebagai berikut:
  •  Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan
  • Mengisi        perubahan        pada        formulir        change        of        reservation/amendment of reservation
  • Membuat perubahan pada tabel pemesanan kamar
  •  Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar
  • Menyimpan  pada  arsip  sesuai  dengan  perubahan  pada  tanggal  tiba yang baru
2. Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)      Adalah  terjadinya  pembatalan  terhadap  pemesanan  kamar  yang  telah  dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan  kode/nomer  pembatalan  reservasi  kepada  tamu  sebagai  bukti  bahwa  telah  terjadi  pembatalan.  Di  beberapa  hotel  yang  tingkat  hunian  kamarnya  tinggi  akan  menetapkaan  peraturan  jika  pembatalan  kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservationakan  dipotong  50%.  Jika  terjadi  pembatalan  pemesanan  kamar,  maka  petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut: 
  • Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan 
  • Menanyakan  alasan  pembatalan  kamar  serta  mengisi  formulir  pembatalan dengan lengkap
  • Mencoret    slip pemesanan kamar 
  • Hapus data pada tabel pemesanan kamar 
  • Simpan kembali pada arsip
3. Penanganan pemesanan kamar tetapi tidak jadi datang (no show)No show adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak hotel, prosedur yang harus dilakukan jika terjadi no show adalah: 
  • Rack  slip  harus  disimpan  untuk  menjaga  kemungkinan  akan  datang/pada hari berikutnya. 
  • Berdasarkan  rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan dari tabel pemesanan kamar 
  • Apabila  sudah  ada  jamianan  pembayaran,  maka  deposit  tersebut  akan diambil untuk menutupi penjualan 
  • Jika  mereka  datang  esok  harinya,  bila  ada  kamar  bisa  diberikan  tapi kalau kamar penuh usahakan mendapatkan kamar lain.
  • ika   memungkinkan   diberikan   kamarnya   maka   slipnya   akan   ditambah  atau  perbaikan  pada  buku  harian  dan  dikembalikan  kedalam  tabel  sesuai  dengan  lamanya  tinggal  serta  data  dalam  korespondensi dirubah pula sesuai dengan tanggal kedatangan
  • Bila  pemesanan  kamar  dilakukan  oleh  salah  satu  sumber  maka  sumber  yang  bersangkutan  segera  diberitahukan  bahwa  kliennya  no show.

Permasalahan yang berhubungan dengan pemesanan kamar 

Setiap  bagian  tidak  terlepas  dari  kemungkinan  terjadinya  kesalahan,  namun  hal  tersebut  harus  dapat  diantisipasi  oleh  hotel,  mengantisipasi  atau  mengurangi  kesalahan  adalah  salah  satu  tugas  dari  pengawas/ supervisor  reservasi.  Adapun  permasalahan  yang  sering  terjadi  di  bagian reservasi antara lain: 
  1. Data pemesanan kamar tidak akurat -    Terjadinya    kesalahan    dalam    menulis    nama    tamu    sehingga    mengakibatkan data tamu tidak diketemukan -  Keliru  menuliskan  tanggal  kedatangan  dan  keberangkatan,  hal  ini  mungkin terjadi apabila penulisan untuk bulan ditulis dengan angka, sebaiknya  ditulis  23-Oktober-2007  dibanding  dengan  menuliskan  23-10-2007   -      Tidak  dicatatnya  rincian  cara  pembayaranya,  kesalahan  ini  akan  menjadi fatal jika cara pembayaran akan ditagihkan ke perusahaan     
  2. Pengarsipan yang tidak baik 
  3. Adanya  kesalahpahaman  tentang  harga  kamar  antara  harga  kamar  sudah termasuk (net) atau belum termasuk (++) pajak pelayanan 
  4. Tidak  dijelaskannya  fasilitas  yang  diperoleh  oleh  tamu  pada  saat  pemesanan kamar
  5. Kesalahan informasi yang diberikan oleh pihak pemesan kamar 
  6. Terjadinya    kerusakan    jaringan    alat    komunikasi    sehingga    mengakibatkan data yang diperoleh menjadi lambat dan tidak akurat
  7. Komunikasi  yang  tidak  baik  antara  hotel  dengan  biro  perjalanan,  seperti  biro  perjalanan  menjual  kamar  melebihi  dari  jumlah  kamar  yang  tersedia  untuk  dijual  atau  jumlah  kamar  yang  sudah  ada  dalam  kontrak.

Tipe/jenis  laporan  di  bagian  reservasi  (types  of  reservation  report) 

Langkah   terakhir   pada   suatu   proses   pemesanan   kamar   adalah   melengkapi laporan yang berkaitan dengan pemesanan kamar. Dengan adanya    laporan-laporan    tentang    reservasi    maka    hotel    dapat    memaksimalisasi     tingkat     penjualan     kamar     dengan     melalukan    
118pengawasan   yang   akurat   tentang   room   availability   (Kamar   yang   tersedia  untuk  dijual)  dan  forecasting  of  potential  room  sales  (ramalan  tentang   potensial   penjualan   kamar   dimasa   mendatang).  
 Seluruh   departemen  yang  ada  di  hotel  juga  dapat  menggunakaan  laporan-laporan   reservasi   ini   untuk   membantumanajemen   dalam   membuat   perencanaan kebutuhan SDM pada waktu tertentu. Beberapa  laporan  di  bagian  reservasi  dibuat  secara  harian  dan  ada  pula   yang   dibuat   secara   mingguan   atau   bulanan.   Tiap-tiap   hotel   memiliki  jenis-jenis  laporan  reservasi  yang  berbeda,  hal  ini  sangat  tergantung  pada  kebutuhan  management.  Namun  secara  umum  jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat dibawah ini.  
  1. Reservation transaction report Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel   yang   disusun   secara   harian.   Laporan   ini   memberikan   ringkasan   tentang   jumlah   reservasi   yang   masuk,   perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.
  2.  Room availability report Laporan  yang  memberikan  informasi  tentang  kamar-kamar  yang  tersedia untuk dijual. 
  3. Group status report Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk    informasi    tentang    jumlah    tamu    rombongan    dan    pemesanan  kamar  rombongan  yang  menggunakan  jaminan  atau  tidak menggunakan jaminan.
  4. Special arrival list Daftar  tentang  tamu-tamu  penting,  VIPs,  atau  tamu-tamu  dengan  permintaan khusus. 
  5. Turn-away   report   Laporan  tentang  jumlah  reservasi  yang  ditolak,  hal  ini  biasanya  dilakukan bila hotel mengalamai fully booked 
  6. Three days forecast report Laporan  tentang  perkiraan  tingkat  hunian  kamar  untuk  tiga  hari  yang akan datang. 
  7. Reservation   histories   Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, overstays dan understays pada periode tertentu

Status reservasi. 

Penting bagi petugas reservasi kamar untuk mengetahui jenis status reservasi  yang  berlaku  dihotel.  Collin  Dix  dan  Chris  Bird  (1992:44)  dalam  bukunya  front  office  operations,  mengatakan  bahwa  jenis-jenis  status reservasi kamar hotel sebagai berikut:
  •   6.pm  release.
119Status reservasi kamar ini sering didasarkan pada waktu tamu tiba di hotel.  Jika  tamu  tiba  (check-in)  sebelum  batas  waktu  kedatangan  yang   ditentukan   oleh   hotel   jam   6   sore,   tamu   tersebut   akan   mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya, namun tamu hingga waktu  tersebut  belum  tiba,  maka  kamar  akan  dijual  kepada  tamu  lainnya,   artinya   pemesanan   kamar   otomatis   dibatalkan   setelah   melewati waktu tersebut.    
  • Guaranteed arrival.
Status  reservasi  kamar  ini  kebalikan  dari  status  reservasi  6.p.m  release.  Kalau  status  reservasi  6.p.m  release tidak  ada  jaminan  dari  pihak   pemesan.   Sedangkan   status   reservasi   guaranteed   arrival   adanya    jaminan  pembayaran  dari  pihak  pemesan,  sehingga  tamu  yang  bersangkutan  terlambat  check-in  atau  tidak  datang  dihotel,  maka  kamar  masih  tersedia  untuknya.  Kamar  bersangkutan  akan  dibiarkan  kosong  dan  tidak  dijual  kepada  siapapun  sampai  dengan  waktu check-out pada keesokan harinya. 
  • Take or place (t or p). 
Umumnya   setiap   hotel   sudah   mempunyai   tamu-tamunya   yang   reguler.    Oleh    karena    itu,    setiap    hari    pihak    hotel    sudah    mengalokasikan    kamar-kamar    tertentu    bagi    tamu-tamu    tetap,    walaupun    tamu    tersebut    belum    membuat    reservasi    kamar    sebelumnya.  Jika  pada  saat  tiba  (reguler  guest)  tidak  tersedia  kamar  dalam  arti  hotel  dalam  keadaan  penuh,  pihak  hotel  akan  membantu  atau mencari kamar di hotel lain yang setaraf dengan fasilitas di hotel kita.  Biasanya  ditawarkan  kepada  hotel  yang  satu  kelompok(chain hotel) atau hotel yang berdekatan. 
  • VIPs and CIPs. 
Reservasi  untuk  tamu  penting  VIPs  (very  Important  persons)  atau  tamu CIPs (commercially important persons), biasanya ditangani oleh senior   reservation   clerk   untuk   menghindari   kesalahan,   sehingga   semua  permintaannya  akan  ditangani  dengan  sebaik  mungkin.  Bagi  kedua  jenis  tamu  ini  akan  diberikan  perhatian  khusus  atau  tanda  khusus  pada  tabel  reservasi  (reservation  chart)  sehingga  semua  petugas akan mengetahuinya. 
  • Tours and groups.
 Tour & group apabila jumlah orangnya minimal 15 orang, namun hal ini juga sangat ditentukan oleh kebijakan hotel masing-masing. Dalam menangani  pemesanan  kamar  ini,  petugas  harus  mengikuti  prosedur  khusus  karena  tamu  group  akan  memesan  kamar  dengan  jumlah  banyak. Oleh karena itu, travel agents yang membawa group tersebut harus memberi deposit atau jaminan kepada pihak hotel. Tamu group sering diistilahkan dengan group inclusive tour (GIT) 
  • Commissionable bookings. 
    Pemesanan kamar yang dibuat oleh biro perjalanan, umumnya akan diberi komisi oleh hotel  kepada travel agent tersebut. Hal ini jika biro perjalanan  tersebut  belum  ada  contractual  agreement  sebelumnya 
120dengan   pihak   hotel,   besarnya   komisi   yang   diberikan   oleh   hotel   terhadap agent tersebut  sebesar  10%  dari  harga  kamar. Sedangkan bagi travel  agent  yang  sudah  benefit  akan  diberikan  harga  khusus  atau contract  rate  sehingga  travel  agent  dapat  menjual  kepada  tamu  sesuai  dengan  harga  kontrak.  Jadi  agent  tersebut  dengan  sendirinya  sudah mendapat komisi dari harga kontrak tersebut.



Daftar Pustaka:
  • Ni Wayan Suwithi, d. (2008). Akomodasi Perhotelan Jilid 1. Jakarta: Depdiknas.

0 Response to "Pengertian reservasi Melipuuti Dasar-dasar reservasi, Media pemesanan kamar, Sumber - sumber Reservasi dan Sistem reservasi "

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel

!-- Composite Start -->