Definisi Front office department
Front Office
Department pada dasarnya merupakan bagian dari Room Devision. Room
Devision adalah department utama dihotel yang membawahi Front Office dan
Housekeeping department. Pada momen ini kita akan membahas mengenai
Front Office department. Front office terdiri dari 2 kata yaitu Front
yang berarti Depan dan Office yang berarti Kantor, Jadi front office
merupakan kantor depan atau bagian yang terdepan.
Namun
Pengertian Front Office adalah salah satu department yang ada dihotel
yang mempunyai tanggung jawab atas penerimaan pemesanan kamar, melakukan
prosess check in (kedatangan) & check out (keberangkatan) dan
merupakan department yang ada paling depan di hotel. Selain itu Front
Office merupakan Department yang menjadi First Impression of the hotel
(kesan pertama tamu saat datang pertama kali di hotel) dan menjadi The
last Impression (kesang terakhir tamu sebelum mereka meninggalkan hotel)
jadi front office harus mampu memberikan pelayanan yang sangat baik dan
bisa membuat tamu merasa nyaman.
Apakah tugas dan tanggung jawab dari Front Office department?
II. Tugas tugas dan tanggung jawab dari front office department meliputi:
- Menerima dan menangani pemesanan kamar oleh calon customer (handling reservation)
- Melakukan Reconfirm reservation
- Menangani kedatangan dan keberangkatan tamu (handling check in & check out)
- Mengurus Bill pempayaran tamu selama menginap di hotel
- Meminta Deposit
- Memberikan pelayanan informasi (Giving Information to the guest)
- Membuat laporan mengenai Hotel Occupency
- Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Front office
- Menangai Keluhan keluhan tamu yang menginap di hotel (Handlng Guest Complaint)
- Menangani Barang bawaan tamu
Selain
tugas dan tanggung jawab tersebut front office department juga terbagi
atas beberapa sections atau seksi seksi yang terdapat di Front Office
Department antara lain:
- Reservation
- Reception
- Concierge
- Operator
- Front Office Cashier
Terminologi Atau istilah-istilah Hotel pada Front Office
- Adjoining Rooms - Kamar gabung, dua kamar atau lebih yang berdampingan tanpa dihubungkan oleh pintu. Jadi pemesan kamar dapat saling berkomunikasi secara leluasa dengan rekan atau keluarga yang tinggal di kamar sebelah
- Arrival Date - Tanggal kedatangan wisatawan ke suatu objek wisata atau negara tujuan wisata
- Arrival List - Daftar kedatangan tamu
- Available Room - Jumlah kamar tersedia yang dapat disewa oleh pemesan
- Average Length of Stay - Rata-rata masa tinggal, yakni angka yang diperoleh dari jumlah bermalam dari wisatawan dibagi dengan jumlah wisatawan itu dalam jangka waktu tertentu
- Average Room Rate- Biaya rata-rata sewa kamar
- Baby Cot - Tempat tidur gantung untuk bayi yang disediakan oleh hotel
- Baby Crib - Tempat tidur kecil untuk bayi yang disediakan hotel
- Back of the House - Hotel bagian belakang; bagian hotel yang tidak langsung berhubungan dengan tamu, misalnya ruang dapur, binatu, ruang perlatan hotel, ruang administrasi dll
- Bed Cover - Kain penutup tempat tidur yang harus dilipat oleh room boy / maid ketika tamu akan tidur
- Bed pad - Lapisan kasur sebelum diberi lapisan sprei
- Bell Boy - Petugas bagian depan hotel yang melayani tamu-tamu masuk ke kamar yang dipesan
- Booking (Reservation) - Pemesanan di tempat-tempat penginapan (hotel, motel, losmen)
- Buffet - Sistem pelayanan hidangan yang disajikan di meja besar dan tamu dipersilahkan memilih sendiri hidangan yang disukai. Di Indonesia lebih dikenal dengan istilah prasmanan
- Bungalow - Tempat peristirahatan yang tidak berbentuk hotel, namun menyediakan fasilitas fasilitas penginapan untuk sejumlah orang
- Business Center - Bagian dari hotel yang memberikan pelayanan seperti fotocopy, penyewaan computer, layanan internet dll
- Cabana - Kamar yang dihubungkan dengan kolam renang, tidak merupakan bagian bangunan inti hotel, karenanya tidak selalu disediakan fasilitas untuk tidur.
- Cancellation - Pembatalan pemesanan kamar hotel
- Check-in - Tamu masuk hotel dan mendaftarkan diri di bagian penerimaan (Receptionist)
- Check-list - Lembar / daftar pemeriksaan
- Check Out - Tamu pergi meninggalkan hotel setelah menyelesaikan perhitungan rekening / bill hotel
- Collect Call - Penggunaan jasa telephone dengan biaya ditanggung penerima. Misal : seorang wisatawan ingin berkomunikasi dengan keluarganya di luar negeri. Karena tarif yang mahal, wisatawan tersebut ingin biaya ditagihkan ke penerima. Operator akan menanyakan terlebih dahulu kesediaan penerima
- Complimentary - Pemakaian fasilitas hotel (kamar, makanan dll) yang tidak dipungut bayaran (cuma-cua)
- Concierge - Bagian suatu organisasi hotel yang melayani tamu-tamu sejak menginjakan kaki di depan pintu hotel hingga meninggalkan hotel. Misal : informasi umum, membukakan pintu kamar, membawakan barang-barang tamu ke kamar, juga melayani beberapa permintaan dan pesanan tamu lainnya.
- Confirmed Reservation - Penegasan dari petugas hotel yang menerangkan bahwa pesanan kamar sudah diterima (via surat maupun telepon) denga batas waktu sampai jam 18.00. Namun jika s.d jam telah ditentukan kamar terisi penuh (full house) petugas harus mengupayakan agar tamu dapat memperoleh kamar di hotel lain (biasanya ada semacam kerjasama antar hotel mengenai ini)
- Connecting Room - Kamar-kamar yang digabungkan / dihubungkan dengan pintu khusus sehingga tamu tidak perlu lewat koridor
- Continental Breakfast -Menu sarapan gaya kontinental terdiri dari minuman (kopi, coklat, susu, teh) yang disajikan bersama roti bakar dan selai (selai nanas, jeruk, strawbery, dll) continental breakfast gaya Belanda atau Norwegia selain dihidangkan diatas, ditambah lagi dengan hidangan keju dan daging / ikan dingin.
- Continental Plan - Tarif hotel dengan makan pagi, maksudnya tarif yang dikenakan terhadap yang menginap di hotel itu sudah termasuk sarapan pagi
- Contracted Rate - Tarif yang disetujui oleh kedua belah pihak, terutama tarif yang dikenakan rombongan dalam jumlah banyak/perusahaan/travel Agent dll
- Cover Charge - Biaya yang dikenakan kepada setiap pengunjung yang memasuki suatu ruangan untuk menikmati pertunjukan yang diselenggarakan di tempat itu. Misal : klab malan (night club). diskotek (discotheque) dan theater. Cover charge biasanya termasuk juga dengan makanan / minuman yang disajikan selama menonton acara tersebut.
- Croutons - Potongan roti yang dibakar atau digoreng dengan mentega untuk pengiring makan sop panas
- Daftar Tunggu (Waiting List) - Daftar yang disediakan untuk para tamu yang belum mendaftar diri memesan kamar dan belum memesan sebelumnya
- Day Use - Pemakaian kamar hanya beberapa jam di tempati.
- Deluxe Room - Kamar kelas utama suatu hotel, ukuran kamar lebih besar, kualitas sarana lebih baik, pelayanan -pelayanan khusus yang berbeda dari kelas standar
- Departure Date - Tanggal keberangkatan tamu dari suatu hotel, biasanya dihitung setelah check-out
- Departure List - Daftar keberangkatan tamu dari hote
- Deposit - Uang panjar / persekot yang diberikan tamu terlebih dahulu untuk memesan suatu kamar hotel atau ruangan sebelum tamu tersebut menggunakan fasilitas hotel
- Dessert - Hidangan berupa makanan untuk pencuci mulut (perabung) misalnya buah buah segar (pisang, apel, nanas) roti keju
- Dinner - Sentap malam dalam hidangan European Standard Course
- Door Knob Menu - Daftar menu yang digantungkan di pegangan pintu. Dalam menu tersebut tamu mengisi daftar makanan yang dipesannya untuk makan pagi. Kemudian petugas malam menyerahkan kepada bagian persiapan hidangan (food and beverage)biasanya menunya terbatas.
- Doorman - Pramu pintu, petugas yang melayani tamu-tamu yang masuk dan keluar hotel (misalnya membukakan pintu mobilnya, membantu membawakan barang-barang memegangkan payung untuknya)
- Double(Twin) Bed - Tempat tidur ganda (digunakan untuk dua orang)
- Double Lock - Kunci ganda yaitu kunci yang dapat diputar dua kali sehingga lebih menjamin keamanan kamar
- Double Occupancy - Satu kamar yang diisi 2x dalam 1 hari
- Single Bed - Tampat tidur tunggal (digunakan untuk 1 orang)
- Dressing - Bumbu pengiring (misalnya untuk menghidangkan tomat belah dan roti dadu goreng)
- Drug Store - Gudang / kios yang menjual berbagai obat dan keperluan pribadi lainnya yang berada di area hotel
- Dry Cleaning Service - Pelayanan cuci kering, yakni jasa pencucian dengan mempergunakan solven (tidak mempergunakan air sebagai pembersih)
- Early Arrival - Kedatangan dini, yakni tamu datang ketika kamar belum diatur karena masih terlampau pagi.
- Entree - Hidangan utama (main course) dalam suatu penyajian European Standard Course
- ETA (Estimated Time Arrival) - Jam tiba berdasarkan perkiraan, mengingat keterlambatan yang pernah terjadi, atau jam tiba yang lebih cepat dari waktu yang tercantum dalam dafar (kereta api, bus, penerbangan dsb)
- ETD (Estimated Time Departure) - Jam keberangkatan berdasarkan perkiraan (kereta api, bus, penerbangan dsb)
- Extra Bed - Pambahan tempat tidur di dalam kamar hotel yang disewa bila jumlah penghuni kamar melebihi daya tampung tempat tidur yang ada
- Extend - Memperpanjang lama tinggal di hotel
- Family Room - Kamar hotel yang berfasilitas seperti kamar keluarga, di dalamnya terdapat dua kamar tidur besar yang dapat menampung empat orang sekaligus
- Front Desk - Kantor depan hotel tempat pendaftaran tamu yang akan menginap di hotel atau tempat untuk memproses tamu yang akan meninggalkan hotel (check out)
- Front Desk Agent (FDA) - Petugas kantor depan hotel yang berfungsi ganda sebagai Receptionist dan cashier
- Front Office - Bagian kantor depan hotel yang mengurus kedatangan (check-in) dan kepergian tamu (check-out), sekaligus memberikan informasi lengkap yang diperlukan oleh wisatawan yang akan menginap di hotel
- Full House - Hotel yang seluruh kamarnya sudah dipesan oleh tamu, sehingga tidak mungkin untuk menerima pesanan kamar
- Full Board - Penginapan yang sudah termasuk biaya untuk makan pagi, makan siang dan makan malam
- Gastonomist - Orang yang suka makan enak yang pandai menyusun hidangan yang lezat
- Guest Relations Officer (GRO) - Petugas yang ada di sekitar lobby yang bertugas menyambut tamu hotel
- Go Show (Walk in) - Chek in tanpa booking terlebih dahulu
- Guarantee Letter - Surat garansi / surat jaminan yang diberikan sebuah perusahaan kepada hotel sebagai jaminan penagihan (perusahaan tersebut telah menjalin kerjasama dengan hotel)
- Guest Bill - Rekening / bill tamu yang harus dibayar untuk biaya sewa kamar & hidangan hotel
- Guest Card - Kartu tamu, tanda bukti yang dibawa tamu yang menginap di hotel
- Half Board - Penginapan yang sudah termasuk biaya untuk makan pagi dan makan siang atau makan malam
- Hotel - Tempat penginapan yang ditangani secara komersial, dengan menyediakan fasilitas akomodasi yang memadai beserta hidangan dengan pelayanan yang baik
- Hotel Arcade (Shopping Arcade) - Bagian hotel yang disewakan kepada suatu perusahaan dalam jangka panjang yang digunakan untuk kantor, toko, biro jasa dsb
- House Use - Kamar hotel yang digunakan untuk ditempati oleh karyawan hotel sendiri
- Late Arrival - Kedatangan terlambat tamu melampaui waktu yang telah ditetapkan
- Late Check-Out - Check-out terlambat, meninggalkan hotel setelah melewati batas waktu yang telah ditetapkan
- Laundry - Bagian pencucian hotel, tempat para tamu hotel menyerahkan pakaian-pakaian kotor untuk dicuci oleh laundry maid (petugas pencuci)
- Laundry List - Daftar cucian tamu (berisi daftar jenis pakaian, tarif cucian, nama pemiliknya)
- Limited Hours - Waktu terbatas bagi tamu yang sudah memesan kamar
- Long Staying Guest - Tarif khusus diberikan kepada tamu yang menginap cukup lama di suatu hotel (lebih dari satu bulan)
- Marketing Strategy - Strategi kegiatan pemasaran sesuai kebijaksanaan pemanasan untuk mencapai sasaran
- Mattrass Pad - Alas tipis untuk kasur (diatas tempat tidur)
- Mini Bar - Lemari Es kecil yang di taruh di dalam kamar dan diisi dengan minuman ringan (soft drink) untuk tamu. Tamu dapat memilih sendiri jenis minuman yang disenangi sedangkan tagihan dapat ditagihkan kemudian
- Motel - Akomodasi dengan fasilitas khusus berupa tempat parkir mobil yang luas di dekat kamar-kamar hotel sehingga tamu mudah menempatkan mobilnya di dekat pintu kamarnya. Motel menyediakan fasilitas akomodasi selama kurang dari 24 jam
- No Show - Tamu yang tidak jadi dating tanpa pemberitahuan
- No Show Charge - Biaya yang dikenakan bagi pemesanan kamar yang tidak jadi menginap tanpa pemberitahuan sebelumnya
- Occupied Rooms - Kamar hotel yang sedang ditempati tamu
- Over Booking - Kelebihan pesanan, yaitu suatu keadaan yang menunjukan jumlah pemesanan lebih banyak dari pada jumlah kamar yang tersedia.
- Package Tour - Jadual acara perjalanan wisata yang sudah diatur dengan teliti termasuk tarif seluruhnya (akomodasi, transportasi, konsumsi, objek wisata, biaya masuk menonton suatu pertunjukan)
- Pass Key / Master Key - Kunci yang dapat membuka beberapa kamar
- Perishable - Bahan makanan yang mudah rusak. Misal : kol, daging, susu segar, ikan dll
- Poached Egg - Telur yang dipecah kemudian dimasukan ke dalam air mendidih dan dimasak lagi sebentar sehingga putih telur matang menggulung kuning telur yang masih setengah matang
- Rack Rate - Tarif kamar yang berlaku disuatu hotel
- Registration Card - Kartu daftar tamu yang terdaftar di hotel
- Rental Space - Ruang hotel yang disewakan kepada pihak luar yang dimanfaatkan sebagai kantor perwakilan biro penerbangan, agen perjalanan, toko cindera mata, kantor, bank dll
- Receptionist - Petugas yang menerima tamu hotel ketika pertama kali masuk hotel (check-in) dan memberi informasi kepada para tamu mengenai hal-hal yang bersangkut paut dengan akomodasi
- Reservation - Pemesanan kamar suatu hotel
- Room Boy - Petugas yang menangani masalah kebersihan kamar hotel (menghias kamar, membersihkan tempat tidur, mengganti sarung bantal, seprai dll)
- Russian Service - Pelayanan gaya Rusia / Soviet yakni suatu pelayanan dimana para tamu siap di kursi masing-masing kemudian pramusaji menghidangkan makanan dan minuman dengan platter, tamu dipersilahkan mengambil sendiri-sendiri hidangan yang disukainya
- Room Service - Hidangan makanan & minuman yang dikirim ke kamar sesuai dengan pesanan pada jam-jam yang telah ditentukan. Sebagian besar hotel menyediakan layanan 24 jam Room Service ini
- Safety Chain - Rantai pengamanan pintu kamar yang disarankan digunakan apabila tamu sedang berada di dalam kamarnya (untuk menjaga keamanan)
- Safety Deposit Box - Kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu hotel yang di taruh di kantor depan hotel (Front Office) atau disediakan di masing-masing kamar
- Service Charge - Ongkos pelayanan yang dikenakan kepada tamu selama tamu menikmati fasilitas hotel, besar biaya service charge biasanya 10 % dari harga pokok
- Service Directory - Petunjuk-petunjuk khusus yang dipasang di dalam kamar hotel, sehingga tamu mengetahui hal-hal yang diinginkan, boleh dilakukan dan tidak
- Single Bed - Tempat tidur tunggal, tempat tidur yang digunakan untuk satu orang (berukuran kecil)
- Single Occupancy - Penghuni tunggal sebuah kamar hotel
- Side Stand - Meja untuk menaruh bermacam-macam saus dan peralatan bersih yang siap digunanakan (piring, sendok, garpu dll)
- Skipper - Tamu yang semula menyewa kamar, tetapi tidak menyelesaikan pembayaran terhadap hotel atas biaya sewa kamar dan pelayanan yang telah dinikmati
- Sleeper - Penambahan jumlah pengisi kamar tanpa pemberitahuan kepada bagian kantor depan hotel
- Sleep Outs - Tamu yang sudah tercatat sebagai pengisi kamar di suatu hotel (check in), namun tidak tidur dikamar itu. Dia tidur ditempat lain
- Store Arcade / Store Rental - Bagian dari gedung hotel yang disewakan pihak hotel kepada pihak luar
- Suite Room - Jenis kamar di hotel dengan fasilitas perlengkapan yang lebih banyak. Selain kamar tidur, juga terdapat kamar tamu, ruang duduk (sitting room), dapur kecil (kitchenette), mini bar, dan fasilitas lainnya sehingga dalam keseluruhannya tampak lebih besar dari kamar-kamar biasanya
- Telephone Charge - Biaya telephone yang dibebankan kepada pemakai
- Telephone Courtesy - Sopan santun berbincang-bincang lewat telephone
- Tourist Kit / Sales Kit - Kumpulan beberapa brosur, kartu pos bergambar, dan lain-lain berisi informasi wisata yang bertujuan dengan sarana promosi
- Traveller’s Cheque - Cek khusus yang dikeluarkan oleh biro perjalanan / bank untuk mengurangi resiko kehilangan uang selama dalam perjalanan
- Uniform Service - Melayani tamu yang baru datang (membawakan barang-barang, membukakan pintu) menyalakan lampu kamar, menghidupkan AC, membersihkan kantor depan dll)
- Vacant Room - Kamar yang masih kosong, kamar yang dapat dipesan
- Valet - Bentuk pelayanan berupa menandai pakaian para tamu yang akan disetrika oleh Laundry, kemudian mengantarkan kepada pemiliknya dalam keadaan terbungkus rapi.
- Voucher - Dokumen yang dikeluarkan oleh biro perjalanan untuk wisatawan dan biro perjalanan lain. Dapat ditukar dengan fasilitas-fasilitas yang tersedia (akomodasi, transportasi dalam kota, makan minum, dll) sesuai dengan apa yang telah dibayar oleh wisatawan kepada biro perjalanan itu.
- Wake up Calls - Panggilan untuk membangunkan tamu (yang dilakukan oleh bell boy, room boy atau telephone operator)
- Walk in Guest - Tamu hotel yang datang tanpa mengadakan pemesanan kamar terlebih dahulu. Biasanya seorang tamu akan memesan kamar terlebih dahulu baik melalui biro perjalanan maupun secara langsung
- Wall to Wall Carpeted Room - Kamar yang lantainya dilapisi dengan karpet
- Wardrobe - Alamari pakaian, almari yang digunakan untuk menyimpan pakaian
Penelusuran yang terkait dengan Front Office adalah
- front office hotel adalah
- bagian bagian front office
- gaji front office
- fungsi front office
- pengertian front office menurut para ahli
- struktur organisasi front office
- gaji front office hotel
- front office rumah sakit siloam
