Penanganan Barang Tamu Rombongan Tiba dan Penanganan Barang Tamu Pindah Kamar


Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan 

1. Persiapan selama kedatangan barang tamu rombongan 
  • Group   information   adalah   informasi   tamu   rombongan.   Informasi  yang  diperlukan  oleh  hotel  untuk  menyiapkan  segala  sesuatunya  untuk  kedatangan  tamu  rombongan,  termasuk  persiapan  penanganan  barang  bawan  tamu-tamu rombongan  
  • Daftar  tamu  rombongan  dan  aktivitasnya  (group  activities  list) adalah daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba  serta  kegiatannya  .  Daftar  ini  diperlukan  oleh  hotel  untuk    menyiapkan    pra-pendaftaran    dan    menetapkan    kamar untuk tamu-tamu rombongan. 

Baca Juga: Prosedur check-in Tamu Individu/Perorangan, Tamu Rombongan dan Tamu VIP


2. Menerima barang-barang tamu rombongan 
  • Memeriksa ulang group activities list 
  • Bell   captain   akan   memeriksa   group   activities   list   sertamencocokkan kembali dengan group activities list yang ada pada petugas penerima tamu. 
  • Mengeluarkan muatan barang Selalu  menggunakan  metode  yang  benar  dalam  penanganan  barang bawaan tamu 
  • Menempatkan barang Barang  ditempatkan  di  dekat  pintu  utama  serta  dikelompokkan  menurut jenisnya. Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung. 
  • Menghitung barang tamu  Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang   harus   diperiksa   satu-persatu   untuk   memastikan   jika   terdapat kerusakan pada barang. 
  • Menginformasikan jumlah dan kondisi barang
  • Jumlah untuk tiap-tiap jenis barang termasuk kondisinya harus dilaporkan  pada  pimpinan  rombongan  (tour  leader)  secara  terinci  dan  lengkap.  Setelah  diperiksa  oleh  tour  leader  kemudian  dicatat  pada  group  activities  list  sesuai  dengan  nomor  kamar  masing-masing   anggota tamu rombongan. 
  • Menggantungkan luggage tag pada barang-barang

3.Memilih barang tamu rombongan
Mensortir    barang    tamu    rombongan    dilakukan    untuk memudahkan  proses  pengantaran  barang  ke  masing-masing  kamar tamu. Prosedur pensortiran dilakukan dengan cara: 
  • Berdasarkan   lokasi:   tiap-tiap   barang   disortir   berdasarkan   lokasinya   masing-masing,   contoh   Gedung   A,   Gedung   B,   Bungalow A, Bungalow B, garden wing, beach wing dsb. 
  • Berdasarkan lantai: setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst. 
  • Berdasarkan nomor kamar: barang disortir berdasarkan nomor kamarnya  masing-masing,  contoh  106,107,209,210,  307,308,  dst 
4.Pengantaran
Mengantarkan barang bawaan tamu menggunakan lift serviceagar  tidk  mengganggu  tamu  lain,  pengantaran  ini  berdasarkan  168lokasi,  berdasarkan  lantai  dan  berdasarkan  nomor  kamar  serta  menggunakan kereta barang(trolley cart)

Penanganan barang tamu pindah kamar 

Orang  yang  memiliki  kewenangan  dalam  memberikan  ijin  bagi  tamu-tamu  yang  ingin  pindah  kamar  yaitu  frontoffice  manager, assistantfront office manager, chief of receptionist, jika tamu pindah kamar bell captain  akan  menerima  catatan  tamu  pindah  kamar  (room  or  rate  change)  dari  reception,  kemudian  bell  captain  akan  menugaskan  bellboy  untuk  membantu  tamu  pindah  kamar  dan  menerima  kunci  kamar yang baru dan akan diberikan kepada tamu.  Adakalanya  tamu  telah  mengemas  barang-barangnya,  hal  ini  akan  memudahkan bellboy untuk memindahkan barang tamu dengan cara:Memeriksa  penempatan  barang:  petugas  bellboy  harus  memeriksa  kembali   lokasi   atau   tempat   dimana   barang   diletakkan   sebelum   dipindahkan  ke  kamar  yang  baru.  Pemeriksaan  dalam  hal  ini  juga  termasuk keadaan barang. 
  • Memeriksa  barang  milik  tamu  yang  tertinggal  atau  barang  milik  hotel  yang rusak:sebelum memindahkan barang milik tamu ke kamar yang baru, maka petugas bellboy memeriksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal.  Disamping itu bellboy juga harus memeriksa apakah terdapat barang milik  hotel  yang  rusak,  seperti;  kaca,  washbasin,  asbak,  pintu  lemari  dsb. 
  • Pemindahan   barang:   saat   pemindahan   barang   haruslah   selalu   menggunakan  metode  yang  benar  dalam  penanganan  barang  tamu  untuk menghindari kerusakan. Meletakkan  barang  tamu  di  kamar  yang  baru:  dikamar  yang  baru,  barang  haruslah  diletakkan  ditempat  yang  sama  seperti  pada  di  kamar  yang  lama  sewaktu  belum  dipindahkan.  
Barang  juga  dapat  diletakkan  ditempat-tempat  yang  semestinya  seperti;  closet,  dresser  desk, luggage rack, folding luggage rack. Menandatangani room change or rateform :jika proses pindah kamar telah  3selesai,  maka  bellboy  akan  menandatangani  room  change  or  rate   form,   formulir   ini   dibuat   beberapa   rangkap,   yang   akan   didistribusikan kepada FO cashier, operator telephone, housekeeping, laundry, reception. Mengembalikan     kunci     kamar     yang     lama:     bellboy     harus     mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada  receptionMengembalikan bellboy  errand  card  kepada  bell  captain:  setelah  bellbSoy   errand   card   dilengkapi,   maka   akan   diserahkan   kembali   kepada bell captain untuk dicap tanggal dan waktu.


Penanganan barang tamu individu berangkat 

Bell captain akan memperoleh informasi tamu berangkat dari :
169 
  1. Daftar tamu diharapkan berangkat (expected departure list) - Daftar   yang   memuat   informasi   tentang   tamu-tamu   yang diharapkan berangkat pada hari itu. 
  2. Receptionist - Informasi   yang   kedua   biasanya   diperoleh   dari   petugas penerima tamu. Pada catatan expected departure biasanya bell captain   tidak   dapat   memastikSan   tamu   mana   yang   harus   didahulukan   untuk   penanganan   barang   bawaannya.   Oleh   karena  itu  bell  captain  akan  bertanya  pada  petugas  penerima  tamu.
  3. Front office cashier - Front   office   cashier   biasanya   akan   menerima   informasi   langsung  dari  tamu  yang  akan  berangkat  dan  akan  segera  memberitahukan hal ini pada bell captain.
  4. Tamu - Kemungkinan   tamu   yang   langsung   menghubungi   petugas concierge   bila   ia   memerlukan   bantuan   untuk   penanganan   barang bawaannya pada saat akan berangkat. Setelah   menerima   informasi   keberangkatan   tamu,   sebelum   menangani  barang  bawaan  tamu  akan  menanyakan  informasi  kepada tamu tentang jumlah barang dan waktu penjemputan ke kamar, sesampainya dikamar bellboy harus memeriksa kembali barang-barang  tamu  yang  kemungkinan  tertinggal,  memeriksa  barang-barang  hotel  yang  hilang  atau  rusak,  membawa  barang  keluar   kamar   dan   mematikan   lampu   kamar.   Setibanya   di   receptionbellboy  akan  memeriksa  pembayaran  rekening  tamu  apakah tamu sudah menyelesaikan pembayarannya, jika sudah, mintalah   tanda/cap”paid’   kemudian   kembalikan   kunci   kamar   kepada reception,   setelah   itu   memasukan   barang   bawaan   kedalam kendaraan serta mengucapkan selamat jalan.

Penggudangan barang tamu (storage) 

Penggudangan  atau  penitipan  barang  bawaan  milik  tamu  terutama  bagi  tamu-tamu  yang  berangkat,  biasanya  dilakukan  hanya  untuk  sementara waktu saja, alasan-alasan tamu menitipkan barang yaitu: 
  1. Tamu   belum   meninggalkan   hotel   tapi   sudah   dinyatakan berangkat   dengan   alasan   tertentu,   seperti;   menunggu   jadwal   penerbangan, penjemputan, dsb.
  2. Tamu  berangkat  untuk  sementara  waktu  namun  akan  kembali lagi ke hotel pada hari yang lain 
  3. Tamu datang terlalu awal dari jam check in yang ditentukan oleh hotel  Hal  yang  harus  dilakukan  oleh  bellboy  pada  saat  menangani  penitipan barang yaitu: Keluarkan  atau  buatkan  kartu  penitipan  barang  (baggage  claim  check) Tempatkan barang diruang penitipan Catat pada buku penitipan barang Cocokkan  pasangan  kartu  penitipan  bila  tamu  akan  mengambil  barang titipannya

Pelayanan paging

Para  visitor  yang  datang  ke  hotel  dan  hendak  menemui  tamu  di kamar,  adakalanya  tidak  dapat  bertemu  dengan  orang  yang  dimaksud,  tamu  tersebut  kemungkinan  tamu  berada  disekitar  lobby,  di  restoran,  kolam  renang  dsb.  Hal  ini  juga  berlaku  jika  ada  telepon  untuk  tamu  setelah disambungkan kekamar namun tidak ada jawaban, oleh sebab itu hotel memberikan pelayanan paging ini, adapun prosedur yang dilakukan yaitu: 
  • Jika  ada  melalui  sambungan  telepon,  maka  meminta  tamu  untuk  menunggu
  • Cek keberadaan tamu, hal ini bisa dilakukan dengan melihat pada sistem  komputer,  jika  tamu  memberikan  informasinya  kemana  ia  akan pergi 
  • Jika data keberadaan tamu (guest locator) tidak ada, bellboy akan berkeliling  area  umum  dengan  menggunakan  paging  board  yang  bertuliskan  nama  tamu  dan  nomor  kamar,  serta  membunyikan  bell untuk mencari perhatian tamu.
  • Apabila ada tamu yang dicari, maka arahkan ke bagian receptionuntuk menerima sambungan teleponnya 
  • Jika  tidak  ada  respon,  bellboy  melapor  kepada  reception  untuk  segera menginformasikan kepada penelpon 
  • Reception  akan  menawarkan  bantuan  untuk  menitipkan  pesan  kepada penelpon



Daftar Pustaka:
  • Ni Wayan Suwithi, d. (2008). Akomodasi Perhotelan Jilid 1. Jakarta: Depdiknas.

0 Response to "Penanganan Barang Tamu Rombongan Tiba dan Penanganan Barang Tamu Pindah Kamar "

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel

!-- Composite Start -->