Tugas seorang receptionist dan Telephon Operator Section Secara Lengkap

Receptionist

Resepsionis adalah orang yang bertugas sebagai penerima tamu disuatu perusahaan, kantor, hotel. Area kerja Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) adalah front desk atau meja depan. Ringkasan pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check-out tamu beserta pembayarannya. Atasan langsung Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : FO Supervisor.

Tugas seorang receptionist hotel adalah :

1. Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah
2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut
3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel
4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel
5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out
6. Data entry akan informasi tamu hotel
7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check out reservasi dll
8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik
9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta profesional
10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan
11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan

Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan night auditing dimana ketika malam tiba, receptionist bisa juga bertugas :

• Sebagai petugas keamanan di malam hari
• Mengurus check in check out di waktu malam
• Menerima telepon di malam hari
• Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service
• Menjadi bellboy
• Mengaudit guest ledger
• Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (account tamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)
• Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari
• Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel
• Mengurus pemesanan hotel di malam hari
• Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buat   disampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)
• Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari
• Mengatasi berbagai situasi darurat yg mungkin terjadi di malam hari
• Mengurusi kebutuhan tamu hotel di malam hari (memesan taxi, mencarikan barang keperluan tamu atau escort girl, dll)

Baca Juga:Pengertian Food And Beverage Meliputi Fungsi, Pembagian, Tujuan dan Tugas dan Tanggung Jawabnya

Pengertian Telephone Operator

 adalah Salah satu seksi yang ada di kantor depan hotl yang mempunyai kedudukan yang sama dengan petugas informasi,penerima tamu, pemesanan kamar, pelayanan barang dan kasir kantor depan.

Ruang Lingkup telepon operator section

1.  Telepon Operator

adalah salah satu seksi yang ada pada Kantor Depan Hotel yang mempunyai kedudukan yang sama dengan petugas informasi,  penerima tamu,  pemesanan kamar, pelayanan barang dan kasir kantor depan.

2. Adapun layanan komunikasi yang biasanya diberikan oleh pihak hotel / telepon operator adalah :

-      Menangani/ menjawab sambungan telepon masuk (Incoming Call)

-      Menangani panggilan telepon keluar (Outgoing Call)

-      Memberikan layanan pengiriman dan penerimaan faksimili

-      Memberikan layanan akses internet (wire atau spot)

-      Memberikan layanan bangun pagi (wake-up call/morning call)

-      Memberikan layanan informasi (hotline)

-      Memberikan layanan pemutaran hiburan film dan musik ( cuma - cuma atau pasca bayar ) di kamar tamu dan musik di area publik di hotel

-      Memberikan layanan komunikasi di dalam hotel (House Call)

-      Menangani panggilan telepon darurat dan ancaman telepon ( emergency call )

-      Menangani panggilan pesan di hotel dan pengaturan parkir kendaraan melalui pengeras   suara

3. Lokasi telepon operator

      Ruang telepon biasanya diletakkan dikamar belakang yang bersebelahan dengan ruang kasir dan penerima tamu. Untuk memudahkan tamu meminta sambungan dan menghindari terjadinya “ late charge “ ( tamiu meninggalkan hotel tanpa membayar ongkos pelayanan telepon. Disamping itu hal – hal yang perlu diperhatikan oleh Petugas Operator adalah :

-     Terdapat operator rack yang disusun secara  alphabetical.

-     Nama – nama tamu disusun dengan benar pada rack oprerator

-     Menerima slip check out dari reception dan memberikan informasi kepada departemen terkait.

-     International spelling board harus diseragamkan menurut aturan yang berlaku.

-     Harus mempunyai daftar telepon penting, seperti Bank, Restaurant, Travel Agent, Rumah Sakit , Taxi, Airport,  Hotel, Tempat wisata, dll.

-     Terdapat juga Air – Flight Schedule Book Internasional dan Domestik, Jadwal keberangkatan kereta api, bus dll.

         4.  Tugas pokoknya  adalah :

Menangani permintaan sambungan pembicaraan telepon diantaranya adalah sebagai berikut adalah beberapa jenis – jenis hubungan  telepon dapat dibagi atas :

-          Hubungan antar departemen  atau antar seksi. ; hubungan antara tamu satu dengan tamu yang lain di dalam lingkungan hotel.

-          Hubungan local. ; Hubungan antara satu daerah dengan daerah lain dalam satu kota.

-          Hubungan Interlokal.; Hubungan dari satu kota ke kota lain.

-          Hubungan Internasional. ( Long distance Call ) ; hubungan  jarak jauh antar negara


Demikian Artikel Tentang Tugas seorang receptionist dan Telephon Operator Section. Semoga Bermanfaat dan jangan Lupa di Share Keteman Kamu. Terimakasih.