Tugas dan Tanggung jawab Front Office Manager dan Asisten Front Office Manager

Sumber Gambar: Dreamstime.com

Ilmu Perhotelan - Frontoffice atau resepsionis atau staff kantor depan adalah area dimana pengunjung tiba dan pertama kali bertemu dengan seorang staf di suatu instansi atau perusahaan. Staf kantor depan akan menangani pertanyaan apa pun yang ditanyakan pengunjung, dan menempatkan mereka dalam kontak pertama dengan orang yang relevan di perusahaan tersebut. Istilah front office berbeda dengan istilah back office yang mengacu pada operasi perusahaan, personalia, akuntansi, penggajian dan departemen keuangan yang tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan.

Front office atau resepsionis menerima informasi tentang pelanggan dan kemudian akan meneruskan ke departemen terkait di perusahaan. Front office juga dapat menghubungi bagian pemasaran atau penjualan jika pelanggan memiliki pertanyaan seputar penjualan atau pemasaran. Front office atau resepsionis merupakan posisi penting karena posisi ini akan selalu berhubungan dengan pelanggan.

Pekerjaan yang paling umum bagi staf front office adalah melayani konsumen dan membantu secara internal di kantor. Staf yang bekerja di front office juga bisa menangani tugas sederhana, seperti mencetak dan mengetik tugas dan menyortir email. Meskipun staf kantor depan mungkin hanya perlu melakukan tugas seperti menjawab telepon, menggunakan printer dan mesin faks, pelatihan masih diperlukan untuk tugas ini. Front office terkait dengan sistem penyampaian layanan, dimana karyawan terlibat dengan pelanggan. Ini menggunakan parameter intensitas tenaga kerja untuk mengetahui karakteristik khas suatu layanan.

Front office merupakan "icon" perusahaan karena tugasnya memastikan pengunjung menerima sambutan yang hangat, hal ini juga termasuk mengkoordinasikan semua kegiatan di meja depan, termasuk panggilan, pemesanan dan layanan tamu. Manager staff ini harus menggabungkan kepribadian yang menyenangkan dengan sikap profesional yang dinamis untuk mengawasi dan memimpin tim. Dapat menangani keluhan secara efisien dan memiliki pendekatan layanan pelanggan yang solid.

Baca Juga: Pengertian Front Office reservation Meliputi Tugas dan Standar Reservation

Front Office Manager

Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Manager Tugas utama: Mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara langsung dan menjamin bahwa operasional sehari-hari di kantor depan berjalan lancar. Tugas dan Tanggung Jawabnya :

1. Berpartisipasi terhadap proses seleksi dan penerimaan karyawan di bagian kantor depan hotel. 
2. Merencanakan pelatihan, cross-train, dan pelatihan kembali para karyawan di Front Office. 
3. Membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan 
4. Mengawasi pekerjaan bawahan terutama pada saat pergantian shift dan jam-jam sibuk. 
5. Mengevaluasi kemampuan kerja bawahan 
6. Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang baik denganseluruh departemen di hotel. 
7. Mengontrol dan mengawasi penggunaan master key (untuk hotel yang masih menggunakan kunci manual). 
8. Mengontrol kondisi kamar yang paling akhir, untuk mencegah hal-hal yang tidak terkontrol dalam penjualan kamar.
9. Menyelesaikan permasalahan tamu dengan cepat, efisien dan penuh keramahan 
10. Memperoleh data paling mutakhir dari tamu yang datang berombongan, memelihara hubungan baik dengan travel agent. 
11. Mencek dan memeriksa ulang laporan batas kredit para wmng nue 
12. Bekerja dengan alokasi budget yang telah ditetapkan 
13. Menerima informasi paling akhir dari manajer departemen lain yang berhubungan dengan pekerjaan di kantor depan. 
14. Mencek petty cash dari Front Office cashier pada setiap akhir shift-nya 
15. Menjaga dengan ketat peredaran uang tunai dan kebi- jakan kredit 
16. Membuat jadwal yang teratur tentang pertemuan dengan bawahan atau dengan department head 
17. Memeriksa dan mencek kelengkapan dan kerapihan se- ragam kerja karyawan 
18. Tetap menjaga komitmen hotel sebagai hospitality indus- try Hubungan kerja: Pelaporan kepada: Assistant General manager atau General Manager : seluruh staf bawahan Pengawasan

 Asisten Front Office Manager

Asisten Front Office Manager Tugas Utama: Menjalankan seluruh tugas dan tanggung jawab Front Office Manager bila yang bersangkutan berhalangan atau tidak dapat menjalankan tugasnya. Tugas dan Tanggung Jawabnya :

1. Membantu Front Office Manager dalam membuat pro- gram pelatihan, pembuatan Job Description, standar prosedur operasional serta merencanakan program  pelatihan karyawan. 
2. Membantu Front Office Manager dalam hal seleksi, penerimaan dan pelatihan karyawan baru. 
3. Mengontrol dan memastikan bahwa seluruh karyawan di bagian kantor depan sudah menjalankan kewajibannya sesuai dengan tugas dan standar yang berlaku 
4. Menciptakan dan memelihara hubungan baik dalam suasanakerja yang menyenangkan, menumbuhkan semangat kerjadalam kelompok, dan sedapat mungkin memperkecil jumlah karyawan yang keluar. 
5. Memonitor dan mengontrol situasi kamar yang ada hubungannya dengan reservasi, tingkat penghunian kamar sehari-hari dan kemampuan kamar yang ada untuk memaksimalkan penjualan kamar dan keuntungannya. 
6. Mengawasi pekerjaan Concierge, Bell Captain, Reception, juga operator telepon pada kondisi-kondisi tertentu agar operasional di Front Office berjalan dengan lancar. 
7. Mengecek ulang apakah distribusi laporan ke departemen lain telah dilakukan oleh stafnya dengan baik dan benar. 
8. Menghadiri pertemuan antar pimpinan bagian bila Front Office Manager berhalangan hadir. 
9. Mengadakan briefing dengan staf untuk menghadapi acara-acara tertentu. 
10. Menjalin kerja sama yang baik di antara staf sehingga tidak timbul komunikasi yang salah. 
11. Dapat bekerja sama dengan Accounting Department, juga mengetahui dengan baik standard operating procedure di Front Office Cashier. 
12. Dapat memahami karyawan yang melakukan kesalahan atau belum memahami jenis pekerjaannya dalam ketrampilan tertentu dan mengetahui prosedur kerjanya 
13. Dapat mengatasi situasi gawat darurat seperti kebakaran dan mati listrik sesuai dengan prosedur yang berlaku 
14. Mengkoordinir dan bekerjasama dengan bagian ke- amanan (security) menyangkut masalah keamanan di sekitar lobi. terutama 
15. Membantu proses penerimaan tamu VIP dan memberikan perhatian khusus pada mereka 
16. Membantu Front Office Manager dalam pekerjaan administrasi sehari-hari. Susm 
17. Memeriksa keadaan kamar, area di sekitar lobi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Hubungan Kerja: Pelaporan kepada Pengawasan terhadap Front Office Manager Head Front Desk berserta seluruh stafnya.

Demikian Artikel Tentang Tugas dan Tanggung jawab Front Office Manager dan Asisten Front Office Manager . Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Koment dan share Artikel Ini Agar lebih Berkembang Lagi dalam Memberikan Informasi.Trimakasih

Penelusuran yang terkait dengan front office adalah

• front office adalah pekerjaan
• tugas front office di perusahaan
• perbedaan front office dan resepsionis
• tugas front office bank
• job desk front office hotel
• gaji front office
• front office rumah sakit siloam
• pengertian front office menurut para ahli