Standard Operational Procedure ( SOP ) Front Office Dalam Serah Terima ( Handling Over ), Preparation Morning shift dan Pengecekan Room Status

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

1.Serah Terima ( Handling Over )

      Maksud dan Tujuan
  • Memastikan  serah terima tugas dari petugas satu shift ke petugas shift berikutnya dapat berlangsung dengan efektif dan efisien.
  • Penyampaian informasi yang harus ditindaklanjuti oleh shift berikutnya.

Uraian Kerja

  • Pengecekan kamar-kamar check in apakah sudah di masukkan ke dalam sistem komputer hotel dan menuliskan/mencantumkan nomor  folio pada RC ( RC/ Registration Card    : formulir yang digunakan untuk mencatat data tamu yang check in ).
  • Pengecekan persiapan Expected Arrival (EA : formulir yang berisi daftar tamu yang akan datang pada hari tersebut)
  • Pengecekan kelengkapan kunci.Memastikan tamu yang akan check out ED (Expected Departure : formulir yang berisi daftar tamu yang akan check out/meninggalkan hotel pada hari tersebut ) apakah memperpanjang tinggalnya atau tidak.
    Mengisi Log Book yang meliputi :
  1. Kamar-kamar yang sudah check in pada shift tersebut.
  2. Kelengkapan kunci 
  3. Kelengkapan persiapan Expected Arrival  
  4. Informasi lain yang harus ditindaklanjuti oleh shift berikutnya.
  •     Menyampaikan hal penting yang harus ditindaklanjuti ke petugas shift berikutnya.
  • Pengecekan persiapan Serah Terima oleh shift berikutnya.
  • Melakukan serah terima dari satu shift ke shift berikutnya.
  • Bukti serah terima berupa tanda tangan petugas yang menerima (shift berikutnya).


 2.Preparation Morning shift

Maksud dan Tujuan
  • Memastikan  kegiatan persiapan kerja di Front Office yang menyangkut
  • pemesanan kamar meliputi pengecekan blocking kamar, rekonfirmasi,
  • penyiapan fruit basket, dan pencetakan RC.dapat berlangsung dengan
  • efektif dan efisien.

Uraian Kerja

  • Mengetahui pesanan kamarnya sudah atau  belum diblok
  • Pengecekan Expected Arrival
  • Kebutuhan pemastian informasi kedatangan tamu.
  • Mencetak EA List.
  • Mengecek pesanan kamar apakah no. kamar yang sudah diblok sebelumnya atau belum

Pengecekan  Room Status dan Bloking kamar selesai

  • Mengetahui pesanan yang kamarnya sudah dan  belum diblok.
  • Mengecek ulang status kamar yang EA.
  • Jika terdapat status yang tidak siap jual sedangkan kamar sudah diblok, maka dipindahkan bloking no kamar ke no kamar yang statusnya siap jual (VCI)
  • Untuk kamar yang belum diblok dipindahkan bloking no kamar ke no kamar yang statusnya siap jual (VCI) juga.
  • Jika kamar yang siap jual belum cukup segera menghubungi Housekeeper/Housekeerping Departemen untuk mendapatkan informasi status kamar yang terbaru yang siap jual, atau yang prioritas bisa di-VCI-kan

Mengetahui kepastian calon tamu akan datang dan mencetak EA List yang sudah diperbaiki / Rekonfirmasi
  • Kebutuhan pemastian kembali pemesanan kamar yang dilakukan oleh calon tamu.
  • Menghubungi calon tamu atau contact person guna memastikan kedatangan calon tamu.
  • Mendapatkan jawaban kepastian kedatangan calon tamu.
  • Jika calon tamu tidak jadi datang, maka pesanan dibatalkan (release), dan memberlakukan syarat dan kondisi yang telah disepakati.
  • Jika calon tamu positif akan datang, maka proses diteruskan.

Pengiriman fruit basket
  • Mengetahui kepastian calon tamu akan datang dan mencetak EA List yang sudah diperbaiki
  • Menghubungi F&B Department dan memberitahukan untuk mengirim Fruit Basket, sesuai dengan Complimentary Order yang telah dibuat sehari sebelum tanggal kedatangan..
  • Menyerahkan kunci dan EA List yang sudah diperbaiki ke bagian F&B Department untuk ditindaklanjuti.

Mencetak RC
  • Kebutuhan untuk efisiensi dalam proses registrasi.
  • Mencetak RC dari EA hari tersebut.
  • Memindahkan bukti jaminan yang ada pada Reservation Form ke RC dari tamu yang telah memesan kamar sebelumnya.
  • Menyiapkan RC, hotel passport, meal & welcome drink coupon,  dalam satu amplop yang telah diberi nama calon tamu.

Pengecekan Kunci-kunci kamar
  • Memastikan kesesuaian kunci dengan  dengan room status yang ada
  • Memastikan jumlah fisik kunci dibandingkan dengna room available.
  • Print/display ving card key yang sudah dibuat; dibandingkan dengan room status.
  • Buat laporan kunci/log book dan melaporkan ke FOM
  • Kesesuaian jumlah fisik kunci, penggunaan ving card dan room status

Demikian Penjelasan Tentang Standard Operational Procedure ( SOP ) Front Office Dalam Serah Terima ( Handling Over ), Preparation Morning shift dan Pengecekan  Room Status. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa di Share .Trimakasih



Penelusuran yang terkait dengan front office adalah
  • front office adalah pekerjaan
  • tugas front office di perusahaan
  • perbedaan front office dan resepsionis
  • tugas front office bank
  • job desk front office hotel
  • gaji front office
  • front office rumah sakit siloam
  • pengertian front office menurut para ahli

0 Response to "Standard Operational Procedure ( SOP ) Front Office Dalam Serah Terima ( Handling Over ), Preparation Morning shift dan Pengecekan Room Status"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel

!-- Composite Start -->